Definitivamente vivemos em uma época onde existe uma sobrecarga de informação. A todo minuto a tela do nosso computador exibe novas notificações, o celular vibra com alguém compartilhando algo, tudo isso aliado ao conteúdo espalhado boca a boca e pela mídia tradicional.

O maior desafio da atual geração é, definitivamente, lidar com esta sobrecarga e utilizar todo este conhecimento de uma maneira construtiva.

Na Internet, encontramos diversas ferramentas que nos auxiliam a organizar nosso dia a dia na maneira como consumimos e produzimos conteúdo.

Continue lendo este artigo para entender mais sobre:

• Como automatizar tarefas simples e ganhar mais tempo livre.
• Como gerenciar suas demandas.
• Como integrar diferentes ferramentas online.
• Como organizar uma lista de leitura de artigos da Internet.

5 Aplicativos que vão melhorar sua produtividade e organização.

Antes de entrarmos no mérito de como extrair o melhor das ferramentas a nossa disposição, irei apresentar brevemente algumas que uso diariamente.

Mais adiante, veremos como integrá-las.

1 Todoist

De todas as ferramentas disponíveis para gerenciar listas de tarefas, e são muitas, o Todoist é a qual melhor me adaptei. São muitas boas opções gratuitas nesta categoria, como os excelentes Wunderlist e Worflowy.

A alguns anos tive o primeiro contato com o Todoist através de um finado plugin para o Thunderbird. Porém o funcionamento não era bom e deixava o cliente de e-mail muito pesado, o que me causou uma primeira má impressão da ferramenta.

Mais tarde, quando o Todoist mudou algumas políticas e cresceu para diversas plataformas diferentes, se tornou minha escolha para lista de tarefas.

2 Trello

Quem é familiarizado com estratégias de desenvolvimento ágil, provavelmente conhece alguma ferramenta similar ao Trello.

O que mais gosto no Trello é a simplicidade. Basicamente você pode criar diversas scrum boards (Kanban) e gerenciar as tarefas para cada quadro da maneira que achar melhor. A personalização é claramente o ponto chave desta ferramenta.

Ao criar um novo quadro, é necessário criar as listas que indicam o status de cada tarefa. Para cada cartão, é possível criar checklists internos, quebrando a tarefa em etapas e facilitando a execução.

3 Evernote

Durante muito tempo, utilizei diversas ferramentas de anotações offline. Desde o bom e velho bloco de papel (que uso até hoje), passando por arquivos txt e até pelo saudoso Zim.

Porém foi com o Evernote que encontrei uma melhor compatibilidade, pois funciona do celular, web, via cliente e permite acesso as suas notas de qualquer lugar.

Sinceramente, não acho que a organização do Evernote seja das melhores, mas ainda foi a melhor ferramenta que encontrei. É rápida, confiável, resiliente e possui diversas integrações interessantes.

4 Pocket

Quando o objetivo é salvar artigos para ler em outro momento, o Pocket é rei.

Basta instalar uma extensão em seu navegador que, com um clique, você salva o artigo em sua conta do Pocket. É possível acessar os artigos via web, via aplicativo para smartphone, tablet e até possui uma integração com o e-reader Kobo, da livraria cultura.

O Pocket é uma ferramenta que faz apenas uma coisa, salva seus artigos para leitura posterior, porém faz isso com maestria.

5 Short Orange

Uma das formas que mais gosto de consumir informação é via podcasts. Todo ouvinte de podcast sabe como é chato utilizar algum aplicativo para gerenciar diversas urls de RSS e receber automaticamente as atualizações dos seus pods prediletos.

O ShortOrange te livra desta tarefa. Basta logar com a sua conta do Google, buscar seus podcasts e todas as atualizações aparecerão automaticamente na sua lista.

O aplicativo ainda guarda a posição onde você parou de ouvir um podcast, podendo continuar em outro momento.

Agora que conhecemos algumas ferramentas, iremos aprender como extrair o potencial delas.

Como integrar diferentes ferramentas e aumentar sua produtividade.

Como já citado anteriormente, a quantidade e diversidade de ferramentas pode ser um ponto de dificuldade, apesar da qualidade individual de cada ferramenta.

Uma excelente opção para integrar diferentes serviços é o Zapier.

Com alguns cliques, você cria um Zap, integra com suas ferramentas e começa a automatizar tarefas.

Vamos ver um exemplo:

Como criar uma lista de leitura de artigos online

Um dos problemas de salvar diversos artigos no Pocket, é lembrar de tudo que você salvou, e saber o que já foi ou não lido.

Para resolver este empecilho, vamos integrar o Pocket com o Todoist.

Obviamente, é necessário ter conta em ambos os serviços, o que é bem simples. basta logar com sua conta do Google.

Também vamos utilizar uma extensão para o navegador Chrome, chamada Save to Pocket

Criamos um projeto no Todoist para a nossa lista de leituras:

Depois, na interface do Zapier, vamos criar o Zap clicando em MAKE A ZAP.

Busque pelo serviço do Pocket:

Selecione a opção New Item, Ou seja, quando você adicionar um novo artigo ao Pocket, através da extensão do Chrome:

Salve e continue. Depois conecte o serviço a sua conta do Pocket e continue para o próximo passo.

Conclua e siga para o próximo.

Agora, busque o serviço do Todoist:

Selecione a opção Create Task, assim, cada vez que adicionarmos um item ao Pocket, uma nova tarefa será criada:

Conecte sua conta do Todoist ao Zapier e vá ao próximo passo.

Selecione o projeto que foi criado para armazenar a lista de leitura:

Selecione como título a opção Resolved Title:

Finalize o teste e crie o Zap:

Ative o Zap e pronto!

Em alguns minutos, cheque seu Todoist, e o título do artigo salvo estará em sua lista:

Conclusão

O excesso de ferramentas disponíveis pode definitivamente criar um empecilho. Existem diversas boas opções, e somos tentados a testar e experimentar cada uma delas, o que faz com que pulemos de ferramenta em ferramenta, sem consolidar nenhuma como um aliado da produtividade.

Escolha suas ferramentas e dê tempo a elas, tente se adaptar. Não deu certo? tente outra, mas tenha discernimento para não fazer isso toda semana!

Automatizar tarefas simples pode parecer banal em um primeiro momento, afinal, elas consomem pouco tempo. Porém, pare para pensar quantas vezes ao dia você realiza tarefas repetitivas e quantos minutinhos são perdidos no processo.

E se somar todo esse tempo durante a semana? mês? ano?

Algumas vezes é necessário não apenas seguir o processo, mas pensar no fluxo do processo e realizar melhorias e adaptações no mesmo.